「役員や社長が最終面接で親身に向き合ってくれた」「幼少期からの憧れの企業である」など、深い感謝と熱意を刻み込みたい場面では、手書きの手紙が比類なき存在感を発揮します。ただし、手紙はマナー違反があると逆に教養を疑われるリスクを孕んでいます。内定お礼状手紙の書き方には厳格なプロトコルが存在します。
縦書き便箋と筆記具の基本ルール
用意する用具は、白無地または薄い罫線の入った縦書き便箋（B5またはA4サイズ）です。カラーのイラスト入りや横書きのカジュアルなレターセットはビジネス文書として不適切です。筆記具は、黒インクの万年筆またはゲルインクボールペン（0.5〜0.7mm）を使用し、油性ボールペンの文字割れや消せるボールペンの使用は厳禁です。
文章の基本構造は、頭語結語と時候の挨拶を取り入れた古典的フォーマットに則ります。
- 頭語（とうご）：右端の行頭に「拝啓」と記載。
- 時候の挨拶：季節に応じた挨拶文（例：春は「陽春の候」、秋は「清秋の候」など）。
- 相手の健康・繁栄を喜ぶ挨拶：「貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」
- 内定通知に対する謝意：内定をいただいたことへの感謝を述べる。
- 入社に向けた決意・抱負：選考中のエピソードや、入社後にどう貢献したいかを自身の言葉で綴る。
- 結びの挨拶：「貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。」
- 結語（けつご）：行末に「敬具」と記載。
- 後付け（日付・署名・宛名）：縦書きの場合は、次の行に日付（令和〇年〇月〇日）、その次の行の下部に自分の氏名、最後の行の上部に相手の会社名・部署名・役職・氏名（様）を記します。
失敗しない縦書き便箋と封筒マナー
封筒選びと宛名書きにも厳密な決まりがあります。使用する封筒は、郵便番号枠のある白無地の和封筒（長形4号または長形3号）、中身が透けない二重封筒が最も格式高いとされます（※不幸事を連想させないため、慶事のビジネス文書には二重封筒が推奨されます）。茶封筒は請求書や公的通知等の事務書類用であるため、お礼状には使用を避けてください。
封筒の表面中央には、先方の会社名・役職・氏名を便箋よりも一回り大きな文字で真っ直ぐに書きます。裏面の左下には、自分の郵便番号・住所・氏名を明記します。便箋は文字面を内側にして三つ折りにし、封筒の裏側から見て便箋の上部が右側に来るように挿入します。糊付けした後は、封じ目に黒ペンで「〆」または「封」を記すのが正規の作法です。
