辞退の連絡を行う際、もっとも大切なのは「迅速さ」と「形式的な礼節」です。企業側は辞退者が出た場合、繰り上げ内定の選定や追加募集の調整に追われます。引き延ばせば引き延ばすほど企業への実害が増え、結果として怒りを買う確率が跳ね上がります。ここでは、内定承諾書提出後の辞退マナーを完全体系化して紹介します。
辞退連絡の基本ステップ：電話が最優先、直後にメールで記録を残す
辞退の基本作法は「まず電話で誠意を込めて口頭で伝え、通話終了後に記録としてメールを送る」という二段階ステップです。電話が担当者不在で繋がらない場合は、メールを先に送信し、改めて電話をかけ直します。
内々定辞退の電話のかけ方（トークスクリプト）
電話をかける時間帯は、企業の始業直後や昼休み、終業直前を避けた「10:00〜11:30」または「14:00〜16:30」がベストです。
【電話スクリプト例】 「お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の（氏名）と申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか」
（担当者に代わった後）
「〇〇様、ただいまお時間を1分ほどよろしいでしょうか。先日は内々定の通知をいただき、誠にありがとうございました。本日は、大変心苦しいご報告がありお電話いたしました。先日内々定の承諾書をご提出させていただいたのですが、慎重に自己分析と業界研究を重ねました結果、大変恐縮ながら内々定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
〇〇様をはじめ、皆様には温かいお言葉をいただきながら、私の勝手な決断により多大なご迷惑をおかけすることを心よりお詫び申し上げます」
もし理由を詳しく尋ねられた場合でも、「他社の社名」を具体的に明かす必要はありません。内定辞退理由の角が立たない伝え方の鉄則は、「他社が優れているから」ではなく「自身の適性と将来設計を突き詰めた結果」という主観的な適性に帰結させることです。「以前から志望していた別の業界の企業とご縁があり、熟慮を重ねた結果、自身の適性をより活かせると判断いたしました」と簡潔に回答するのが賢明です。
内々定承諾後の辞退メール例文（記録用・不在時用）
電話で話した直後のフォロー、またはどうしても電話が繋がらない場合に送信する内々定承諾後の辞退メール例文です。
件名：内々定辞退のお詫び（〇〇大学・氏名）
株式会社〇〇〇〇
人事部 採用担当 〇〇様
大変お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の（氏名）です。
先ほどはお忙しい中、お電話にてお話しさせていただくお時間をいただき、誠にありがとうございました。
（※電話が繋がらなかった場合は：「お電話を差し上げましたが、ご多忙の折ご不在でしたので、取り急ぎメールにて失礼いたします」）
過日は、私のような者に内々定の通知をいただき、心より感謝申し上げます。
内々定承諾書を提出させていただいておりながら、誠に勝手な申し出となり大変恐縮ですが、この度、内々定を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げました。
就職活動を通じて自身の将来像や適性を深く見つめ直す中で、他社とのご縁があり、悩み抜いた末にそちらの道へ進む決意を固めました。
〇〇様には選考を通じて親身にお話しいただき、多大なるご期待を寄せていただいたにもかかわらず、このような形でご期待を裏切ることとなり、深くお詫び申し上げます。
本来であれば貴社へ直接お伺いしてお詫び申し上げるべきところではございますが、略儀ながらまずは書面をもちましてお詫びと辞退のご連絡とさせていただきます。
末筆ではございますが、貴社の今後のますますのご発展と、〇〇様のご健勝を心よりお祈り申し上げます。
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氏名（ふりがな）
大学名・学部・学科・学年
電話番号：xxx-xxxx-xxxx
メールアドレス：xxxx@xxxx.com
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