相手の立場や状況に応じて即座に実務で使える、洗練されたメールテンプレートを掲載する。コピー＆ペーストで終わらせず、相手との関係性に応じて微調整を加えてほしい。
シーン1：取引先の役員・上司への訃報連絡に対するお悔やみメール
訃報に対して私情を過剰に挟まず、最大限の敬意と哀悼を伝える定型文である。
件名：【お悔やみ】〇〇株式会社 [自社名] [氏名]
〇〇株式会社
[役職] [氏名]様
貴社におかれましては、謹んで哀悼の意を表します。
ご尊父様の突然の悲報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。
ご家族の皆様におかれましては、いかばかりのご心痛かと拝察いたします。
皆様のご心情お察し申し上げますとともに、故人様のご冥福を心よりお祈り申し上げます。
本来であれば直接お伺いすべきところ、略儀ながらメールにてお悔やみ申し上げます。
ご多忙の折、本メールへのご返信には及びません。
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[署名]
シーン2：プロジェクト頓挫・トラブル発生時のお見舞い・激励メール
相手の責任ではないシステム障害や納期の混乱など、苦境に立たされた取引先へ寄り添う文面である。
件名：[事象名]発生に関するお見舞いとご協力のお願い
〇〇株式会社
[役職] [氏名]様
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
このたび発生いたしましたシステムトラブルの報に接し、深く憂慮いたしております。
現場の皆様の多大なるご心労や胸中、拝察申し上げるばかりでございます。
復旧作業に追われ、大変過酷な状況下とお見受けいたしますが、
弊社としても微力ながら可能な限りのサポートを尽くす所存です。
何か弊社でお手伝いできることがございましたら、何なりとお申し付けください。
[氏名]様をはじめ、スタッフの皆様が健康を害されることのないよう祈念いたします。
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[署名]
シーン3：お悔やみメールに対する返信・お礼の返し方
不幸があった側として、社外からのお悔やみに対して簡潔かつ礼儀正しく感謝を伝える返信文である。
件名：Re: 【お悔やみ】〇〇株式会社 [相手の氏名]様
〇〇株式会社
[役職] [氏名]様
[自社名]の[氏名]でございます。
このたびは亡父の逝去に際し、温かいお悔やみのお言葉を賜り、誠にありがとうございました。
ご丁寧なご配慮をいただき、深く感謝申し上げます。
葬儀等も滞りなく相済ませ、私自身も徐々に日常の業務へと戻りつつございます。
不在の間、多大なご協力をいただきましたことに重ねて御礼申し上げます。
今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
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[署名]
