差し込み印刷の真価は、単なるデータの流し込みにとどまりません。宛先の属性に応じた動的な文章の出し分けや、後工程を見据えたデジタル保存をマスターすることで、業務効率は飛躍的に向上します。
差し込み印刷の条件分岐ルール設定（IF...THEN...ELSE）
例えば、「法人宛てには『御中』、個人宛てには『様』を付けたい」「役職名が空欄の場合は空白行を詰めたい」といったケースでは、Wordの「ルール」機能が威力を発揮します。
「差し込み文書」タブの「ルール」＞「If...Then...Else（もし...ならば...）」をクリックします。「フィールド名：会社名」「比較：空白以外のとき」「挿入する文字列：御中」「それ以外の場合に挿入する文字列：様」と設定することで、1つのテンプレート内で宛名ごとの敬称を完全自動で切り替えることが可能です。
差し込み印刷を個別ファイルに保存する方法
標準機能で「完了と差し込み」＞「個々のドキュメントの編集」を実行すると、全レコードが1つの巨大なWord文書（複数ページ）として書き出されます。しかし、取引先ごとに個別のPDFファイルとしてメール添付したい場面では、ファイルを手作業で分割する手間が生じます。
これを効率化するには、Wordの「アウトライン」機能を利用して見出しごとに文書を分割するか、簡単なVBAスクリプトを走らせて「レコード番号や氏名をファイル名にした個別PDF保存」を一括処理するのが最もスマートな手法です。
