新横浜リハビリテーション病院への転院を希望する場合、家族が直接病院の窓口に申し込むのではなく、「現在入院している急性期病院の医療ソーシャルワーカー（MSW）」を通じて相談を進めるのが正規のルートです。回復期病棟には発症・手術から転院までの期間（例：脳血管疾患は2ヶ月以内、大腿骨骨折は1ヶ月以内など）が診療報酬制度上厳密に定められているため、スピード感が求められます。
急性期病院のMSWから新横浜リハビリテーション病院の地域連携室へ診療情報提供書が送られ、判定会議で受け入れ可否が判断されます。判定基準には医療依存度（喀痰吸引、経管栄養、透析の有無など）やリハビリの適応性が含まれます。同院のMSWは転院時の手続きだけでなく、入院中の退院支援、介護保険の新規申請・区分変更、退院後のケアマネジャーとの橋渡しまで伴走してくれる心強い存在です。
