日系ITベンチャーや大手製造業の現場を取材すると、メールの文脈を巡る認識のギャップが浮き彫りになります。都内のSIer企業でプロジェクトマネージャーを務める日本人社員（40代）は、次のように現場の実感を語ります。
「ベトナム人スタッフの技術力や真面目さは申し分ありません。ただ、メールで『これを確認してください』とそのまま書かれてしまうと、日本人クライアントから『催促が高圧的に感じる』と指摘を受けることがあります。『ご確認いただけますと幸いです』『ご多忙のところ恐縮ですが』というクッション言葉が1行入るだけで印象が180度変わるのですが、その文化的ニュアンスの共有に苦労しました」
一方、日本企業で3年目の勤務となるベトナム人エンジニアは、手記のなかで次のような葛藤を明かしています。「言いたいことは1行で済む用件なのに、なぜ『お世話になっております』『取り急ぎお礼まで』といった定型句を長く並べなければいけないのか、最初は非効率だと感じていました。しかし、メールの定型句は『私はあなたと良好な協力関係を結ぶ意志があります』という心理的な安全シグナルなのだと気づいてからは、メールでのトラブルが激減しました」。
