インターネット上では「目視で確認するだけだからバレない」といった根拠のない言説が一部で見られますが、現場の実態は全く異なります。企業の人事労務担当者や産業医は、日頃から数多くの正規診断書を精査しており、偽造文書が持つ不自然な違和感を瞬時に見抜きます。
第一の決定打は、医療機関への事実確認（照会電話）です。ネット上では「個人情報保護法があるため病院は会社に患者の情報を漏らさない」という誤解が信じられています。しかし、会社側が確認するのは「記載された病状の詳細」ではなく、「その日付・その医師・その文書番号で診断書が正規に交付されたという事実が存在するか否か」です。この発行事実の有無の照会は、プライバシー侵害に当たらず、医療機関の医事課も通常業務の一環として「該当する発行履歴はありません」と回答します。疑義を持たれた時点で、1本の確認電話により偽造は白日の下に晒されます。
第二の壁となるのが、公的機関や健康保険組合の厳格な審査です。休職に伴い傷病手当金を申請する場合、申請書類には医師本人の署名や医療機関コード、療養担当者の証明が求められます。保険組合はレセプト（診療報酬明細書）データと診断書を電子突合するため、通院歴や投薬実績が存在しない偽造書類はシステム上で即座にエラーとなり、労務担当者へ通報が入ります。
第三の要因は、印影・用紙・レイアウトの物理的な差異です。多くの医療機関では、偽造防止加工が施された専用紙や、電子カルテシステムから直接出力される固有のバーコード、医師ごとの登録角印・認印を使用しています。ネットで拾ったテンプレートや汎用フォントで作成した文書は、余白のバランス、医師氏名のフォント、印影の解像度においてプロの目から見れば粗悪極まりなく、一目で不自然さが看破されます。
