急速に普及した社内ビジネスチャット（Slack、Microsoft Teams、LINE WORKSなど）や電子メールでの訃報連絡において、最も多発しているマナー違反が「メール文面での『この度はご愁傷様でした』の記述」です。
実務現場の法務・総務担当者や秘書室へのヒアリング調査によると、「取引先から送られてきたお悔やみメールに『ご愁傷様でした』と一行だけ書かれており、非常に軽い扱いを受けたと役員が落胆した」「チャットツールでスタンプだけが送られてきて対応に困惑した」といった事例が報告されています。
ビジネスメールでお悔やみを述べる際は、口頭語である「ご愁傷様」を排し、格式ある書き言葉である「心よりお悔やみ申し上げます」「哀悼の意を表します」を用いるのが絶対のルールです。また、遺族側は葬儀の手配や諸手続きで多忙を極めているため、「返信の負担をかけない配慮」を文末に添えることが不可欠です。
【訃報への返信例文：上司・取引先宛て（ビジネスメール版）】
件名：【お悔やみ】〇〇様のご逝去を悼み、心よりお悔やみ申し上げます 〇〇株式会社 [役職] [氏名] 様 [自社名]の[自分の氏名]でございます。 お父様（ご尊父様）の突然の訃報に接し、ただただ驚きと悲しみを禁じ得ません。 ご家族の皆様のお悲しみはいかばかりかとお察し申し上げますとともに、 心よりお悔やみ申し上げます。 本来であれば直接お伺いし、哀悼の意をお伝えすべきところではございますが、 略儀ながらメールにてお悔やみ申し上げます。 なお、ご多忙の折と存じますので、本メールへのご返信にはお気遣いなさいませんようお願い申し上げます。 どうぞご無理をなさらず、ご自愛専一にお過ごしください。
文末の「ご返信にはお気遣いなさいませんようお願い申し上げます」という一筆は、相手の心理的負担を劇的に軽減させる極めて高度なビジネス配慮となります。
