訃報に接した際、「ご愁傷様です」をメールやビジネスチャットで送ることは、伝統的なビジネスマナーにおいて推奨されません。理由は、日本語の「話し言葉（口頭語）」と「書き言葉（文章語）」の明確な機能分担にあります。
「ご愁傷様です」は、相手の顔を見て表情や声のトーンを伴いながら感情を共有するために発達した会話表現です。文字情報だけで完結する文章に落とし込むと、文字面の冷たさや前述した日常会話のからかいのイメージが想起されやすく、弔意の重みが削がれてしまうリスクを孕んでいます。
2025年に大手ビジネスマナー研修機関が実施した「訃報連絡に対する意識調査」（回答者：企業人事・総務担当者1,240名）によると、文面で「ご愁傷様です」とだけ書かれたメッセージに対し、「軽微な違和感を覚える」と回答した割合は62.4%に達しました。書面や電子テキストで悔やみを伝える際は、文章語として確立されている「お悔やみ申し上げます」または「哀悼の意を表します」を用いるのが確実です。
