どれほど優れたアプリを導入しても、使い手側の整理思想が欠けていれば画面は混乱する。GTD（Getting Things Done）の提唱者として知られるデビッド・アレン氏のタイムマネジメント思想は、デジタル時代のカレンダー運用にも深い示唆を与えてくれる。
アレン氏は「頭の中にある気になることをすべて外部に出し、カレンダーには『その日に絶対にやるべきこと』だけを配置する」原則を説く。共有カレンダーを雑多なメモ帳にせず、「確定した行動」のみを提示する場と定義し直すことで、チームや家族間での誤解や無駄な割り込みが激減する。
