近年、多くの企業で人事労務管理のクラウド化が進み、給与明細のWeb閲覧化（電子交付）が急速に一般化した。紙の明細書が配られなくなることで紛失の心配が減った反面、新たなリスクも生まれている。退職後に会社の専用マイページへアクセスできなくなり、過去の給与データを閲覧・ダウンロードできなくなるトラブルが頻発しているのだ。
電子交付された給与明細は、受け取った時点でPDFファイルなどの形式でローカル環境や個人クラウドへ保存しておく癖をつける必要がある。会社のサーバーだけに依存していると、万が一のシステム変更や離職時に情報が遮断され、過去の記録を永久に失うことになりかねない。
また、行政手続きのデジタル化を推進する政府のポータルサイトe-Govや「マイナポータル」などを活用すれば、自らの社会保険加入履歴や年金納付状況をオンラインで確認できる仕組みも整ってきた。しかし、行政のデータベース反映にはタイムラグが生じることもある。そのため、最新の毎月の支給実績を即座に証明できる自身の明細データの保存価値は、デジタル時代においても何ら変わっていない。
