2026年最新のビジネスマナーにおいて、始末書の作成形式は「A4サイズのパソコン作成（横書き）」が標準的となっています。共有の迅速さや社内ワークフロー（稟議システム）への添付が前提となるためです。ただし、組織の規程や役員の意向により「手書きでの提出」を指定された場合は、必ずそれに従ってください。
手書きを指定された場合は、白無地の縦書き便箋（和紙または万年筆用罫線入り便箋）を使用し、黒の万年筆やゲルインクボールペンで丁寧に執筆します。消せるボールペンや修正液の使用は公式文書として不可です。書き損じた場合は必ず最初から書き直すのが原則です。
手書き・PC作成を問わず、原本を物理的に提出する際は封筒の用意が必須です。使用するのは「白無地の二重封筒（長形4号または長形3号）」が最適。郵便番号枠のない無地タイプが最も格式高いとされています。
封筒の表面中央には「始末書」と毛筆または黒ボールペンで明記します。裏面の左下には、自身の「所属部署名」と「氏名」を記載してください。文書を三つ折りにして封入後、糊付けして中央に「〆」または「封」の封緘印を入れます。
そして何より重要なのが提出期限です。会社側から提出を求められた場合、調査に時間を要する案件を除き、原則として命じられた当日中または翌営業日以内（24時間以内）が鉄則です。どんなに優れた内容の始末書であっても、期限に遅れれば「反省の色なし」と受け取られ、事態を悪化させる最大の要因になります。
