辞退連絡の鉄則は「電話で第一報を入れ、繋がらない場合や伝達完了後にメールで確証を残す」ことです。理由を伝える際は、相手企業の待遇や条件への不満を口にするのではなく、「自身の適性や将来のキャリア像を再考した結果」という主観的な決断として述べることで角が立ちにくくなります。
電話での切り出し方と実践トークスクリプト
電話をかける時間帯は、企業の始業直後や昼休み、終業間際を避けた平日の午前10時〜11時30分、または午後14時〜16時30分が適しています。
【電話トークスクリプト】
「お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の（氏名）と申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。
（担当者に代わった後）
お忙しいところ恐れ入ります。先日内々定のご通知をいただきました（氏名）です。今、お時間を1分ほどよろしいでしょうか。
この度は内々定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変光栄なお知らせをいただきながら誠に心苦しいのですが、本日は内々定の辞退をお伝えしたくお電話いたしました。
その後も自身の適性やキャリアプランについて熟考を重ねました結果、別の企業とのご縁を感じ、そちらへ進む決断をいたしました。
〇〇様には選考を通じ親身に対応していただいたにもかかわらず、このようなご期待に沿えないお返事となり、多大なご迷惑をおかけすることを心よりお詫び申し上げます。
本来であれば直接お伺いしてお詫びすべきところ、お電話でのご連絡となりました失礼をお許しください。甚だ勝手ではございますが、何卒ご理解のほどお願い申し上げます。」
電話が繋がらない場合・記録保持のためのメール例文
電話で2回以上連絡しても不在の場合や、電話終了後に言った言わないのトラブルを防ぐためのメール文面です。
【内々定辞退メール例文】
件名：内々定辞退のご連絡（〇〇大学・氏名）
本文：
〇〇株式会社
人事部 採用担当 〇〇様
大変お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の（氏名）です。
先ほどお電話を差し上げましたが、ご多忙のようでしたのでメールにてご連絡を差し上げます。
この度は、内々定のご通知をいただき誠にありがとうございました。
温かいご評価をいただき、深く感謝申し上げます。
通知をいただいて以降、大変光栄に思いつつ自身の将来について真剣に熟考いたしました。
その結果、大変恐縮ではございますが、自身の専攻分野および適性を総合的に判断し、他社とのご縁を進路として選択することといたしました。
つきましては、甚だ勝手ながらいただいた内々定を辞退いたしたくご連絡申し上げます。
選考の過程で温かいお言葉や貴重なお時間を割いていただいた〇〇様をはじめ、貴社の皆様のご期待に沿えない結果となり、心よりお詫び申し上げます。
本来であれば直接お伺いしてお詫び申し上げるべきところ、メールでのご連絡となりましたご無礼を何卒ご容赦ください。
末筆ではございますが、貴社の益々のご発展と皆様のご健勝を心よりお祈り申し上げます。
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氏名（フルネーム）
大学名・学部・学科・学年
電話番号：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：example@email.com
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