市区町村の市民課窓口や証明発行コーナーで日々起きている手続きの破綻。その多くは、書類の正式名称と記載対象に対する認識不足から生じています。一般に「家族全員の住民票」と呼ばれる公的証明書の正式名称は、「世帯全員の住民票の写し（住民票謄本）」です。一方で、特定の1名のみを抜き出した書類を「世帯一部の住民票の写し（住民票抄本）」と呼びます。提出先から「家族全員分」と指定された場合は、必ず「謄本（世帯全員）」を選択しなければなりません。
ところが、全国のコンビニエンスストアに設置されているキオスク端末（マルチコピー機）の画面操作において、最初のボタン選択で「世帯一部」を選んでしまい、自分ひとりの名前しか記載されていない住民票を持ち帰ってしまう失敗が後を絶ちません。公的証明書のデジタル化が完了した現在でも、画面上の用語の意味を理解していなければ機械は利用者の意図を補正してくれません。
さらに深刻なのが、Yahoo!知恵袋などのQ&Aコミュニティでも長年疑問が寄せられ続けている「コンビニ交付における複数枚出力トラブル」です。一般的な役所窓口で交付される住民票謄本は、4〜5名程度の世帯員であればA4用紙1枚の枠内に美しくレイアウトされて発行される自治体が大半です。しかし、コンビニのマルチコピー機は印字フォーマットが画一化されており、世帯員が概ね4〜5人を超えると自動的に2枚以上の用紙に分かれて出力されます。
この仕様を知らない利用者が、「1枚目に世帯主と配偶者が載っているからこれで十分」と自己判断して2枚目（子どもたちの名前が載っているページ）を機械に置き忘れたり、ホチキス留めされていないことから1枚目だけを提出窓口へ持参したりして、金融機関や役所から「書類不備」として門前払いされる事例が全国で多発しています。複数枚にまたがって出力された住民票は、用紙下部に印字された固有の「契印（ページ送り記号や固有番号）」によって一連の公文書として証明されているため、全ページが揃っていなければ法的な効力を持ちません。
また、同居している親族であっても行政上の「同一世帯」を形成していない場合、世帯全員の住民票を請求してもその親族の氏名は記載されません。住民基本台帳法において住民票はあくまで「生計を共にしている世帯」単位で編製されているためです。同一世帯であれば本人確認書類の提示のみで委任状不要で全員分を取得可能ですが、同じ住所で世帯を分けている（世帯分離）場合や、一人暮らしを始めた別居の家族は「別世帯」扱いとなり、後述する代理人手続きを踏まない限り取得は不可能です。
