更新申請の手続きを行うにあたり、まず押さえるべきは最新フォーマットの仕様と、提出書類全体の基礎規格です。出入国在留管理庁の様式改訂により、申請書の構成は「申請人等作成用」と「所属機関等作成用」に明確に分かれており、資格の種類によって提出すべきシートの枚数が異なります。
添付する写真サイズ 規格については、縦4cm×横3cmの厳密な規格が要求されます。提出前3ヶ月以内に撮影された無帽・無背景の鮮明な写真でなければならず、裏面に氏名と国籍を記載した上で貼付します。スマートフォンの自撮りアプリなどで輪郭や肌補正を過度に施した写真は、窓口の顔認証システムとの照合で不適合と判断され、撮り直しを命じられる現場トラブルが多発しています。
更新時の法定費用である在留資格更新 手数料は、原則として許可通知を受理した段階で4,000円（収入印紙またはオンライン決済）を納付する仕組みです。申請自体には手数料はかかりませんが、許可後の受け取りフェーズで納付書と手数料納付が必要となります。
手続きを開始できる時期、すなわち在留期間更新 いつから申請可能かという点については、現に有する在留期間が満了する日のおおむね3ヶ月前から受付が開始されます。入院や長期海外出張などの特段の事情が証明できる場合に限り、さらに前倒しでの申請が個別相談によって認められるケースもありますが、基本は「満了の3ヶ月前から満了日当日まで」が鉄則です。
