送別会を破綻なく成功させるための土台は、標準的な2時間枠の進行スケジュールを頭に入れておくことです。歓談が盛り上がりすぎると終盤の挨拶や記念撮影が駆け足になってしまうため、あらかじめバッファ（予備時間）を含めた設計が欠かせません。
一般的な送別会のタイムテーブルは以下のように組み立てます。
【標準的な2時間コースのタイムスケジュール例】
・0:00（開会5分前）：着席案内・アナウンス
・0:05（開始）：開会の挨拶・趣旨説明（司会）
・0:10：乾杯の挨拶（役職者や同僚）
・0:15：歓談・食事スタート
・0:45：送る言葉（代表者数名またはムービー上映）
・1:05：記念品・花束の贈呈
・1:15：主役（退職者・異動者）からの挨拶
・1:35：歓談・写真撮影
・1:50：締め・閉会の挨拶（中締め）
・2:00：退場・二次会案内（完全撤収）
司会者が慌てないためには、前日までに幹事と連携して持ち物や役割分担を確認しておく必要があります。以下の幹事準備チェックリストを活用し、抜け漏れがないか確認しておきましょう。
【前日までに完了させる準備チェックリスト】
・主役の正確な氏名・異動先部署（または退職理由の公開範囲）の確認
・乾杯・送る言葉・中締めを担当する登壇者への事前依頼と時間配分の伝達
・花束・記念品の購入と保管場所、手渡し役の決定
・会場の音響設備（マイク・BGM・プロジェクター）の動作確認
・延長料金が発生するデッドラインの把握
