各駅で回収された拾得物は、一定規模の主要駅に集約される物流フローを持っています。関西圏における中核拠点として機能しているのが、3大ターミナルに配置された専門窓口です。
大阪環状線および各線の中枢であるJR西日本 忘れ物センター 大阪は、JR大阪駅構内（中央口付近エリア等）に位置し、大阪府下の主要在来線で回収された品々が集約されます。同様に、滋賀・京都エリアをカバーするJR西日本 忘れ物センター 京都（京都駅八条口・南北自由通路周辺）、そして南大阪・和歌山・奈良方面からの路線網を束ねるJR西日本 忘れ物センター 天王寺（天王寺駅構内）がそれぞれ機能しており、駅窓口から移送された遺失物の現物確認や対面受け渡しを担当しています。
しかし、特有の複雑さを持つのがJR西日本 新幹線 忘れ物 問い合わせです。山陽新幹線は東海道新幹線（JR東海）や九州新幹線（JR九州）と相互乗り入れを行っているため、乗車した列車が「どこ行きであったか」によって捜索範囲が根底から覆ります。
例えば、新大阪駅で下車したとしても、乗車していた「のぞみ」が東京行きであれば、車内に残された荷物は名古屋駅や終点の東京駅（JR東海の管轄）で回収される確率が極めて高くなります。逆に博多・鹿児島中央方面へ向かう列車であれば、JR西日本福岡エリアやJR九州管内で保管されることになります。新幹線内の紛失では、乗車区間だけでなく「列車名（号数）」「乗車した号車・座席番号」「列車の終着駅」の3点を正確に把握してオペレーターに伝えることが決定的な鍵となります。
