「前と同じ感覚で直前に手続きしようとしたら締め切られていた」という悲劇を防ぐため、最も注視すべきはエントリー申込締め切りの運用ルールです。2026年大会では、全カテゴリーにおいてアスリートランキング（普及型陸上競技情報システム）を介した完全Web申込みが義務付けられました。郵送やFAXによる代替措置は完全に撤廃されています。
関係者への取材によると、各日程のエントリー締切日は大会開催日の約2週間前（14日前）の午後11時59分に設定されており、これは過去数年と比較して3日から4日ほど前倒しされた計算になります。システム上で期日を過ぎると1秒でも入力が遮断される自動クローズ仕様となっており、駆け込み申請によるサーバー遅延リスクも指摘されています。
気になる参加標準記録・公認の条件ですが、姫路市陸上記録会は原則として「門戸を広く開いた普及・強化型記録会」の位置づけを保っているため、大半の種目においてエントリー自体の足切りとなる参加標準記録は設けられていません。ただし、長距離種目（男子5000m、女子3000mなど）や特定のフィールド種目（走高跳・棒高跳の開始バー設定など）においては、日没時刻および競技運営の安全を担保する観点から「参考目安記録」が明記されています。この目安を下回る選手に対しては、途中打ち切り（DNF扱い）や試技数の制限（3回限定）が適用されるため、事前の要項確認が欠かせません。
