ビジネス郵便のマナーに関しては、ネット上で断片的な情報が錯綜し、根拠のないマナー違反説が一人歩きしているケースが多々あります。代表的な誤解を検証し、事実を明らかにします。
誤解1：「黒インクで書いても配達されるから問題ない」
郵便法規上、黒インクで「在中」と書いても郵便物は確実に配達されます。しかし、前述の通り受取側の社内仕分けにおいて「DMの山に埋没して処理が遅れる」という実害が発生します。特に公的機関への申請書類や経理伝票において処理遅延は命取りになります。色指定のルールがない場合でも、赤色または鮮やかな青色（藍色）を使用するのが実務上の鉄則です。
誤解2：「赤字は相手を罵倒する意味があるから使用禁止」
手紙の本文を赤インクで書くのは相手への絶交や敵意を示すタブーですが、封筒表面の外脇付に限っては日本郵便の取り扱い指針や各業界の商習慣において正式に認められた警告・注意喚起表示です。歴史的にも「朱書き（しゅがき）」として尊重されてきた正統な手続きであり、失礼に当たることは一切ありません。
誤解3：「封筒の裏面に在中と書いてもよい」
差出人の住所・氏名を書く裏面に「〇〇在中」と記載するのは完全な誤りです。郵便物の仕分け担当者や配達員は、まず表面の宛名と外脇付を見て動きます。裏面にどれほど綺麗に書いてあっても、開封作業に入るまで見落とされる可能性が高く、外脇付としての機能を果たせません。
【プロの結論】「在中」を活用すべき人とデジタル完結を選ぶべき人の判断基準
紙の送付状や封筒作成に手間をかけるべきか、それとも電子的手段に一本化すべきか。その判断基準を整理しました。
- 手作業の紙送付＋「在中」表記を厳格に行うべきケース：
- 相手方が厳格なセキュリティ規定を持つ官公庁・自治体・伝統的大手企業である場合
- 原本提出が義務付けられている法的書類、押印証明書、領収証原本の送付
- あえて紙の手紙を通じて熱意や誠実さを示したいトップアプローチの営業状
- 紙送付を廃止し、電子化（PDF送付等）へシフトすべきケース：
- 受取側が「WEBエントリー推奨」「電子請求書ポータル導入済み」を明記している場合
- 締め切りまで数時間〜1日程度しかなく、郵便事故による遅延リスクを排除したい場合
- 双方のリモートワーク体制が確立しており、オフィスに郵便物を受け取る人員が常駐していない場合
