皇居勤労奉仕は単なる観光や見学ツアーではなく、あくまで「皇居・赤坂御用地の環境を整える労働奉仕」です。そのため、宮内庁の基準に基づく厳格な参加条件と準備が定められています。
年齢制限については、「満15歳以上（高校生以上）」となっており、上限は定められていません。70代・80代のシニア参加者も珍しくありませんが、「自力で歩行し、草むしりや落ち葉拾いなどの軽作業を4日間継続できる健康状態であること」が絶対条件となります。
現場で必須となる服装と持ち物は以下の通りです。
- 服装：動きやすく汚れてもよい長袖・長ズボン（草木での擦り傷や虫刺されを防ぐため肌の露出は厳禁）。色は落ち着いた地味なトーン（白・黒・紺・ベージュなど）が推奨されます。
- 靴：履き慣れたスニーカー、または作業用の長靴。雨天時や土がぬかるむ場所での作業もあるため、替えの靴下があると重宝します。
- 持ち物：作業用軍手（滑り止め付き）、帽子、雨具（上下セパレートのレインウェア）、タオル、マイボトル（水筒）、健康保険証、身分証明書。
- 食事：昼食は各自で持参（皇居内の休憩所「窓明館」等で弁当を食べるスタイルが一般的）。ゴミはすべて持ち帰るのが鉄則です。
