「ご査収の程よろしくお願いいたします」の意味を巡り、現場で最も多発しているトラブルが、添付ファイルや送付物が一切存在しないメールでの乱用です。Meta Descriptionでも触れた通り、ビジネスメールで何気なく使っていると、思わぬ恥をかくことになります。
なぜ添付ファイルがない時に使ってはならないのか。理由は極めて単純明快で、相手が「収める（受け取る）べき実体」が存在しないからです。文面にアタッチメントや同封資料がないにもかかわらず「ご査収」と記されていると、受信者は次のような認知的負荷と無駄なアクションを強いられます。
- 「添付ファイルが漏れているのではないか？」と本文を何度も上下にスクロールして探す。
- メールソフトのセキュリティ機能でファイルが弾かれたのではないかと疑い、システムログや迷惑メールフォルダを確認する。
- 「ファイルが添付されていないようですが、再送いただけますでしょうか」という余計な確認メールを返信せざるを得なくなる。
大手ビジネスコミュニケーション調査機関のアンケートデータによれば、「添付ファイルがないのに『ご査収ください』と書かれていた経験がある」と答えたビジネスパーソンは全体の約73%に達しています。さらに、そのうち約64%が「送り主の不注意やリテラシー不足を感じて信頼感が下がる」と回答しています。単なる言葉のあやではなく、業務効率を阻害する実務エラーとして受け止められているのが実情です。
