日本郵便の現場運用において、職員や配達員が受取人の電話番号宛てに直接連絡を入れるケースは、主に業務上の必要性が生じた局面に限定されています。郵便局から電話がかかってくる理由として代表的なものは以下の5つです。
第1に最も頻度が高いのが、配達現場における「住所や受取人名の確認」です。通販サイト等での入力ミスや建物名・部屋番号の脱落、表札の名前と宛名が一致しない場合に、郵便局から住所不明の確認電話が入ります。配達員が現地まで到着しているケースも多く、ここで確認が取れないと荷物は局へ持ち戻りとなり、最悪の場合は差出人へ返送されてしまいます。
第2に、クレジットカードや重要書類の送付に用いられる郵便局の本人限定受取郵便の事前連絡です。特に「特定事項伝達型」などの場合、受取人が在宅している日時を事前に電話で確認し、本人確認書類の提示手順を説明した上で配達枠を確定させる運用が取られています。
第3に、ゆうちょ銀行の口座開設や高額送金、暗証番号再設定などに伴うゆうちょ銀行の本人確認電話です。不正利用防止の観点からモニタリングシステムが作動した場合、取引の一時保留と本人への意思確認のために連絡が入ることがあります。
第4に、郵便局窓口で手続きを行った保険商品（かんぽ生命等）や投資信託に関する契約内容の確認、満期案内などの連絡です。これには業務上の重要通知だけでなく、いわゆるアフターフォローを名目とした営業アプローチも含まれます。
第5に、荷物の外装破損や遅延、あるいはゆうパックの再配達問い合わせに関する個別調整です。指定時間帯に届けられなかった際のお詫びや、大型荷物の受け渡し方法の事前打ち合わせなどが該当します。
