インターネット上の相談サイトやSNSにおいて頻繁に見受けられる致命的な誤解が、「退職証明書」と「離職票」の混同です。名称が酷似していることから同一の書類として扱われがちですが、根拠法令も発行主体も全く異なる別物です。
「離職票」はハローワークが発行する雇用保険法上の公的文書であり、失業手当の給付額や給付日数を決定するための唯一無二の証明書です。一方、「退職証明書」は労働基準法第22条に基づき、退職者が請求した際に会社が独自に作成・交付する私的文書に過ぎません。記載事項は退職日、使用期間、業務の種類、地位、賃金、退職理由などに限定され、失業手当の申請窓口で離職票の代用として用いることは原則として認められていません。
では、なぜ退職証明書が存在するのでしょうか。主な使途は2点あります。1点目は、転職先企業から前職の在籍確認や前職退職日の客観的証拠として提出を求められるケースです。2点目は、離職票が手元に届くまでの間に国民健康保険や国民年金への切り替え手続きを急ぎたい場合、退職日の証明書類として自治体窓口に提示するケースです。
健康保険の切り替え手続きにおいて、自治体窓口では「健康保険被保険者資格喪失証明書」の提出が求められるのが通例です。しかし、会社の年金事務所処理が滞っている場合、会社印が押印された退職証明書でも代替書類として受理する自治体が多く存在します。書類ごとの法的効力と適切な提出先を正確に理解しておくことが、退職後の余計な二度手間を防ぐ防波堤となります。
