取引先や社外関係者からメールで訃報通知を受けた場合、取引先への訃報連絡返信マナーとして最優先されるのは「迅速さ」と「業務上の配慮」です。通夜や葬儀の準備に追われる相手の手を煩わせないよう、要件を簡潔にまとめ、返信を求めない旨を一筆添えるのが鉄則となっています。
社外宛てに送信するお悔やみ申し上げますメール文例は以下の構成を参考にしてください。
件名：【お悔やみ】〇〇株式会社 営業部（氏名）
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
〇〇様におかれましては、突然の悲報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。
ご遺族の皆様のご心痛はいかばかりかとお察し申し上げますとともに、故人の安らかなるご永眠をお祈りいたします。
なお、大変ご多忙のことと存じますので、本メールへのご返信はお気遣いなさいませんようお願い申し上げます。
略儀ながらメールにて、心より哀悼の意を表します。
署名
お悔やみの言葉ビジネス敬語を正しく使うポイントは、「逝去（せいきょ）」や「永眠（えいみん）」といった敬称を用い、身内の不幸であれば「ご尊父様」「ご母堂様」など続柄に応じた敬称を正確に使い分けることです。
