電話への恐怖心を和らげる上で、最も即効性があるのは「手元に視覚的な情報を用意しておくこと」です。頭の中だけで対応しようとせず、定型フレーズを記載した電話対応のカンペ例文をPCモニターの横に貼っておくだけで、突発的なパニックを防ぐことができます。
以下は、オフィスの受電でそのまま使える実践的なテンプレートです。
【着信時の基本フレーズ】
「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社の［自分の苗字］でございます」
【聞き取れなかった・相手の声が小さいとき】
「恐れ入ります、少々お電話が遠いようでございます。もう一度お伺いできますでしょうか」
【担当者が不在・取り次ぎの場合】
「申し訳ございません。あいにく［担当者名］はただいま［席を外して／外出して］おります。［〇時頃］に戻る予定ですが、こちらから折り返させましょうか？」
さらに有効な電話対応のコツとして、「メモ用紙とペンを常に手元に固定配置する」「最初の挨拶を言った直後に手元のメモへ相手の会社名と名前をひらがなで殴り書きする」というルーティンを身体に覚え込ませることが、焦りを鎮める強力な武器になります。
