取引先へのメールを作成する際、「佐藤部長様」と書いてしまう人が多い背景には、「役職名の後ろに様をつければ最も丁寧になる」という直感的な思い込みがあります。しかし、ビジネスメール役職の正しい書き方において、この表記は明確な誤用と判定されます。
日本語の文法上、役職名そのものが組織内における職責を表すとともに、相手に対する一定の敬意を内包した「社会的尊称」として機能しています。そのため、役職の直後に個人向けの敬称である「様」を重ねると、部長様が二重敬語とされる真相にある通り、敬意表現の過剰な重複が生じてしまいます。文化庁が取りまとめた敬語の指針に照らし合わせても、敬称の過剰な重複は相手を過度に持ち上げすぎてかえって慇懃無礼（いんぎんぶれい）な印象を与えるリスクをはらんでいます。
言語文化研究所の解説資料やビジネスマナー指導の現場観察でも、役職名に様をつけるのがNGな理由として「役職は職名であり、人名ではない」という本質的な指摘が一貫してなされています。「様」という尊称を添える対象はあくまで具体的な個人名（人）であり、職位という組織概念ではありません。したがって、相手への敬意を正しく伝えるための並び順は「役職名＋氏名＋様」（例：営業部長 佐藤太郎様）が唯一の正解となります。
