会場を確保するための予約方法は、公式の予約システムおよび窓口での申請を通じて行われます。一般的に、ホール全面を利用するような大規模催事は利用日の1年前〜数か月前の所定期間に抽選受付が開始され、その後先着順の随時予約へと移行します。
リアルタイムの空き状況は公式ウェブサイト上のカレンダー等で随時公開されていますが、秋の学会シーズンや年度末の総会シーズンは早い段階で枠が埋まる傾向にあります。日程の候補を複数用意した上で、予約開始日に合わせて迅速にエントリーすることが希望枠を獲得する鉄則です。仮予約の有効期間やキャンセル規定についても、規約を事前に精読しておくことが求められます。
