結論から申し上げますと、「ご不便をおかけして申し訳ございません」という文章自体は、文法上極めて正しい敬語表現です。「不便」に接頭辞「ご」を付け、補助動詞「おかけする」、そして丁寧な謝罪の結びである「申し訳ございません」で構成されており、敬語の骨格に破綻はありません。
しかし、目上の人 敬語 マナーという実践的な文脈においては、言葉の意味と発生した事象の「深刻度の乖離」によって、重大な非礼となる局面が存在します。具体的には、次の3つのケースで失礼にあたります。
第一に、相手に金銭的・時間的な「実害」が生じているケースです。「不便」とは文字通り「都合が悪いこと」「使い勝手が悪いこと」「手間がかかること」を指します。納期の遅延によって相手の業務がストップした、あるいは自社のミスでクライアントに経済的損失を与えた際に「ご不便をおかけして」と片付けてしまうと、相手は「こちらは損害を被っているのに、単なる手間の問題だと矮小化された」と強い憤りを抱きます。
第二に、自社に完全な過失・瑕疵（かし）がある深刻なトラブルのケースです。相手の正当な権利を侵害したり、契約上の重大な違反を犯したりした場合にこのフレーズを用いると、当事者意識が希薄な「他人事のような謝罪」と受け取られます。このような状況では、より上位の反省を示す「心よりお詫び申し上げます」や「伏してお詫び申し上げます」を選択しなければなりません。
第三に、相手の個別具体的な不利益に対して定型的に返信するケースです。特にクレーム対応において、顧客が長文で理不尽な思いを訴えているにもかかわらず、紋切り型に「ご不便をおかけして申し訳ございません」とだけ返すと、形式的なマニュアル対応の印象を強く与えます。相手の立場や心情を推し量るならば、「ご不都合をおかけして」といった配慮の言葉や、何に対して申し訳なく思っているのかという具体的な言及が欠かせません。
