再交付申請をスムーズに完了させるためには、不足のない書類準備が不可欠です。不備があると窓口で受理されず、出直しを余儀なくされます。
【必須の持参書類一式】
- 在留カード再交付申請書：出入国在留管理庁の公式ウェブサイトからダウンロード可能。窓口にも備え付けられています。
- 顔写真（1葉）：縦4cm×横3cm、無帽・無背景で申請前3ヶ月以内に撮影されたもの。裏面に氏名を記入。
- 所持を失ったことを証する資料：警察署発行の「遺失届出証明書」「盗難届出証明書」、または「受理番号の控え」。火災等で消失した場合は消防署の「罹災証明書」。
- パスポート原本：提示のみ（提示できない場合はその理由書が必要）。
- 汚損した在留カード（汚損・破損の場合）：原本を持参し、新カード交付時に返納。
【紛失理由書の書き方とポイント】
警察から証明書原本が発行されず受理番号のみを伝えられた場合や、海外で紛失して現地の警察証明書（要日本語訳）を提出する場合、あるいは14日を過ぎてしまった場合には「紛失理由書（顛末書）」の提出を求められます。
理由書には以下の項目を論理的かつ偽りなく記載します。
- 発生日時・場所：いつ、どこで紛失・盗難に気づいたか（例：2026年〇月〇日、〇〇駅周辺にて所持品を確認した際）。
- 紛失に至った具体的な経緯：バッグの置き忘れ、ポケットからの落下など。
- 警察への届出状況：届出日、届出先の警察署名・交番名、受理番号。
- 再発防止の誓約：管理を徹底し、二度と紛失しない旨の意思表示。
【在留カード番号が分からない場合の確認方法】
申請書には「在留カード番号」の記入欄があります。番号が手元にない場合でも、住民票の写し（在留資格・在留カード番号記載のもの）を取得するか、勤務先の雇用管理台帳、過去に撮影したカードのスマートフォン写真、パスポートの証印シール等から確認が可能です。どうしても不明な場合は、入管窓口の担当官に申し出ることで本人照合が行われます。
