どれほど注意を払っていても、直前の急病や身内の不幸、緊急のトラブルによって、出席予定だった同窓会を急遽キャンセルせざるを得ない事態は起こり得ます。この「ドタキャン」こそ、対応を一段階でも誤ると一生涯の悪評や絶縁に繋がりかねない極めて危険な局面です。
1. 連絡手段の優先順位：文字より「肉声」
開催当日のドタキャンの場合、幹事は会場で受付や進行の準備に追われており、LINEやメールの文面に気づかない可能性が極めて高くなります。まずは直接の電話連絡を試みるのが絶対のルールです。電話が繋がらない場合に初めて、「緊急の旨を記載したLINE」を入れ、用件・お詫び・後ほど改めて連絡する旨を簡潔に伝えます。
2. キャンセル料（会費）の全額負担を即座に申し出る
会場となる飲食店やホテル宴会場の多くは、前日または当日のキャンセルに対して100%のキャンセル料を請求します。出席を直前に取り消す場合、幹事に尋ねられる前に「私の分のキャンセル料は全額支払うので、振込先口座やPayPayなどの送金先を教えてほしい」と自発的に申し出ることが大人の義務です。
「行けなくなったのだから払わない」という態度を取れば、不足した会費を幹事が自腹で補填するか、他の参加者で割り勘にするしかなくなり、人間関係は決定的に破綻します。快く「今回は大丈夫だよ」と言われた場合でも、後日、3,000円から5,000円程度の菓子折りやギフトカードをお礼とお詫びの手紙を添えて幹事宛に送るのが、信頼を失わないための決定打となります。
