開催時期の判断に迷う幹事は少なくない。結論から言えば、最も適しているのは二十四節気の「小暑（7月7日頃）」から「立秋（8月7日頃）」の前日までの約1ヶ月間だ。梅雨が明けて本格的な猛暑が到来するこの時期こそ、文字通り「暑さを払う」名目が最も自然に響く。ただし、お盆休み前後は帰省や長期休暇で参加率が下がりやすいため、7月中旬から下旬の平日夜を設定するのが実務上の最適解となる。
参加者のスケジュールを確実に押さえるためには、案内状の文面と送付タイミングが鍵を握る。開催日の3週間から1ヶ月前には一報を入れるのが鉄則だ。以下に、社内外でそのまま使える実用的な案内状テンプレートを提示する。
【社外向けメール文面例】
件名：【ご案内】盛夏の集い（暑気払い）のお知らせ［貴社名・送信者名］
本文：
拝啓
盛夏の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、連日の猛暑が続いておりますが、皆様におかれましてはいかがお過ごしでしょうか。
日頃の感謝の意を込め、また酷暑を吹き飛ばし英気を養っていただきたく、ささやかな暑気払いの席を設けました。
ご多忙の折、誠に恐縮ではございますが、万障お繰り合わせの上ご出席賜りますようお願い申し上げます。
敬具
記
1. 日時：〇月〇日（〇）19:00〜21:00（受付開始 18:30）
2. 場所：〇〇ダイニング 〇〇店（住所・電話番号・最寄駅記載）
3. 会費：〇〇円（当日受付にて承ります）
※恐れ入りますが、会場準備の都合上、〇月〇日（〇）までに出欠をお知らせいただけますと幸いです。
【社内向けメール文面例】
件名：【〇〇部】暑気払い開催のお知らせ（出欠期限：〇月〇日）
本文：
部内の皆様、お疲れ様です。幹事の［氏名］です。
連日の厳しい暑さが続いておりますが、上半期の労をねぎらい、チームの結束を深めるべく、下記の通り暑気払いを開催いたします。
美味しい料理と冷たい飲み物で英気を養い、夏の後半戦を乗り切りましょう。
アルコールが苦手な方向けのメニューも用意しておりますので、ぜひ気軽にご参加ください。
（日時・場所・会費・回答期日を明記）
