段取りの良さは、案内を出すスケジュール管理で決まります。一般的な送別会案内の送信タイミングは、開催予定日の3〜4週間前がベストです。繁忙期や参加人数が多い部署では、日程の仮押さえを1か月以上前に行うケースも珍しくありません。
会場の予約確定やキャンセル規定を考慮すると、送別会案内の出欠確認の期限は開催日の1週間〜10日前に設定するのが鉄則です。店舗の最終人数変更が「3日前まで」となっている場合でも、未回答者への催促期間を見込んで余裕を持たせておきます。
日程調整から開催当日までの理想的なタイムラインは次の通りです。
・開催4週間前：主賓の都合を確認、候補日と会場の仮予約、案内メールの送付
・開催10日前〜1週間前：出欠締め切り、未回答者への個別リマインド
・開催5日前：店舗への確定人数連絡、集金アナウンス、挨拶の依頼
・開催前日：参加者への最終リマインドメール送信
・開催当日：会場受付、会費回収、タイムテーブルに沿った司会進行
