書類の作成形式については、手書きとパソコン作成のどちらでも法的な効力に差はありません。従来は手書きが主流とされていましたが、昨今ではPC作成・印刷の提出も広く認められています。ただし、最終的な署名と捺印は自筆で行うのが一般的です。
縦書き・横書き共通：退職届の基本文面テンプレート
【退職届の書き方テンプレート】
私事（または「私儀」を行末に配置）
このたび、一身上の都合により、来る令和〇年〇月〇日をもって退職いたしたく、ここにお届け申し上げます。
令和〇年〇月〇日（※提出日）
〇〇部〇〇課 氏名 ㊞
株式会社〇〇〇〇 代表取締役社長 〇〇〇〇 殿
※「退職願」にする場合は、本文の結びを「〜退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」または「〜ご許可くださいますようお願い申し上げます」に変更します。
封筒の選び方・書き方・入れ方のマナー
- 封筒の選定：白無地の二重封筒（長形4号または長形3号）を使用します。郵便番号枠のないものが最もフォーマルです。茶封筒は事務用・請求書用と見なされるため避けます。
- 表面の書き方：中央に「退職届」または「退職願」と濃い黒のボールペンや万年筆で丁寧に記載します。
- 裏面の書き方：左下に自分の所属部署名とフルネームを記載します。
- 用紙の折り方と入れ方：用紙は文字面を内側にして「三つ折り」にします。封筒の裏側から見て、用紙の右上（書き出し部分）が封筒の上部に位置するように入れ、フタを閉じます（手渡しの場合は糊付け不要ですが、郵送時は糊付けし「〆」マークを記載）。
