住民票における「謄本」と「抄本」の違いを一言で言えば、「世帯全員の情報が載っているか（謄本）」、それとも「世帯の一部の人の情報だけが載っているか（抄本）」という情報量の差です。もともと「謄」には全文を写し取るという意味があり、「抄」には必要な部分を抜き出すという意味があります。
全国の自治体窓口では、戸籍の「戸籍謄本・戸籍抄本」との混同を避けるため、申請書上の表記を「謄本・抄本」から「世帯全員の写し（謄本に該当）」および「世帯一部の写し（抄本に該当）」という直接的な表現へ一本化する動きが定着しています。しかし、提出先の企業や不動産会社、古い書式の手続き案内では依然として「住民票謄本」「住民票抄本」という名称が使われ続けているため、混乱を生む要因となっています。
さらに多くの人が勘違いしやすいのが「住民票の原本と写しの違い」です。役所の窓口やコンビニで交付される紙には必ず「これは住民票の写しである」と印字されています。これは、住民票の「原本」とは自治体のサーバー内に保管されている台帳データそのものを指し、そこから印刷・交付される公式文書はすべて法律上「住民票の写し」と定義されているためです。つまり、提出先から「住民票の原本を出してください」と要求された場合は、役所やコンビニで発行してもらった用紙そのものを提出すれば問題ありません。自分でコピー機にかけた複写は無効ですので注意してください。
なお、一人暮らしで自分が単独世帯主である場合、世帯には自分一人しか存在しないため、「世帯全員の写し」を取っても「世帯一部の写し」を取っても、紙面に印刷される内容は全く同一になります。ただし、実家暮らしや同居人がいる世帯の場合は、記載される人数と情報量が明確に異なります。
