メールを受け取った相手が一目で用件と送信者を把握できるよう、件名の書き方マナーには厳格な型があります。師走の受信トレイは膨大なメールで溢れかえるため、件名に「年末のご挨拶」と「会社名・氏名」を明確に入れることが不可欠です。
件名例としては、「【年末のご挨拶】株式会社〇〇 営業部 山田太郎」のように、冒頭に括弧付きで要件を記すことで、開封の優先順位を正しく判断してもらえます。以下に、現場ですぐに活用できる相手別の文面テンプレートをまとめました。
1. 取引先（社外パートナー）向け文面テンプレート
日頃の取引への感謝に加え、自社の年末年始休業案内を明確に記載します。
件名：【年末のご挨拶】〇〇株式会社（自社名）山田太郎 〇〇株式会社 〇〇部 部長 佐藤様 いつも大変お世話になっております。 〇〇株式会社の山田でございます。 今年も残すところあとわずかとなりましたが、 貴社におかれましては益々ご隆盛のこととお慶び申し上げます。 本年は、〇〇プロジェクトにおいて佐藤様をはじめ貴社の皆様に多大なるご尽力を賜り、 無事にリリースを迎えることができましたことを、心より御礼申し上げます。 温かいご指導とご力添えをいただき、私自身も大きく成長できた1年となりました。 誠に勝手ながら、弊社の年末年始の営業体制は以下の通りとなっております。 【年末年始休業期間】 2026年12月29日（火）〜 2027年1月4日（月） ※新年は1月5日（火）午前9時より通常営業を開始いたします。 休業期間中にいただきましたご連絡につきましては、 1月5日（火）以降、順次対応させていただきます。 緊急の御用がございましたら、私の携帯電話（090-XXXX-XXXX）までご連絡ください。 寒さ厳しき折、どうぞご自愛いただき、素晴らしい新年をお迎えください。 来年も変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。 ※年末のお忙しい時期と存じますので、本メールへのご返信はお気遣いなさいませんようお願い申し上げます。 -------------------------------------------------- 署名 --------------------------------------------------
2. 顧客（個人・エンドユーザー）への感謝メッセージ
BtoCビジネスやリテール顧客向けには、過度な形式張りを避け、温かみのある言葉で感謝を伝えます。
件名：【感謝御礼】本年のご愛顧へのお礼と年末年始のご案内［ショップ名/担当者名］ 〇〇様 いつも［ショップ名/サービス名］をご利用いただき、誠にありがとうございます。 担当の鈴木でございます。 2026年も残すところあとわずかとなりました。 本年も数あるサービスの中から私どもをお選びいただき、 温かいお言葉を賜りましたこと、スタッフ一同、深く感謝申し上げます。 〇〇様から頂戴した「〇〇がとても使いやすかった」というお声は、 私たちの何よりの励みとなっております。 弊社の年末年始の営業およびサポート窓口は、下記の通りお休みをいただきます。 ■休業期間：2026年12月30日（水）〜 2027年1月3日（日） 新しい年が〇〇様にとって笑顔あふれる素晴らしい年となりますよう、 心よりお祈り申し上げます。 来年もより一層のサービス向上に努めてまいりますので、 どうぞよろしくお願い申し上げます。
3. 社内上司・役員向け挨拶例文（業務終了挨拶文）
社内向けは自社の最終営業日の夕方、自分の担当業務が完了した段階で送信します。指導への具体的な謝意と、次年度に向けた意気込みを簡潔にまとめます。
件名：【業務終了のご挨拶】営業1課 山田太郎 〇〇部長 お疲れ様です。営業1課の山田です。 本日の業務終了に伴い、本年の通常業務をすべて完了いたしましたので、 年末のご挨拶を申し上げます。 本年は〇〇案件の推進にあたり、至らぬ点が多い私に対し、 丁寧かつ温かいご指導をいただき、誠にありがとうございました。 部長の的確な助言があったからこそ、目標を達成することができました。 来年はチーム全体の売上にさらに貢献できるよう、 第1四半期から積極的に新しい施策へ挑戦してまいります。 寒さも一段と厳しくなってまいりましたので、どうぞごゆっくりお身体をお休めください。 新年もご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。
