「住民票の原本を提出してください」と言われた際、手渡すべき書類は、役所の窓口やマルチコピー機から発行された「住民票の写し」そのものです。この一見矛盾した名称の背景には、住民基本台帳法に基づく厳格な定義があります。
住民基本台帳法において、本来の「住民票」とは、各市区町村の首長が管内の住民一人ひとりについて住所、氏名、生年月日、性別などを記録・編成した公的な台帳そのものを指します。かつては役所のバインダーに綴じられた紙の帳票であり、現在では厳重なセキュリティで保護された自治体の基幹サーバー内のデジタルデータがこれに該当します。つまり、概念としての「真の原本」は市区町村役場から一歩も外に出ることはありません。
したがって、市民が窓口へ行き「住民票をください」と請求した際に交付されるのは、法律上、原本のデータを紙に書き写して公印を押印した「住民票の写し（謄本または抄本）」となります。提出先の企業や金融機関が「原本」と呼んでいるのは、この役所窓口発行あるいは正規の手続きで出力された「証明紙そのもの」を意味しており、日常用語の「オリジナル」と行政用語の「写し」が衝突することで、多くの国民に心理的混乱を生じさせています。
