操作ミスを防ぐためには、利用しているメーラーの仕様を正確に把握し、無駄のない所作を身につけることが第一歩です。ビジネスの二大巨頭であるGmailとOutlookの具体的な操作手順と、送信時の敬称マナーを整理します。
GmailでCC・BCCを追加する方法
Gmailの新規作成画面では、初期状態においてCCやBCCの入力欄が隠れています。
PCブラウザ版の場合、新規作成ウィンドウの「宛先（TO）」をクリックすると、右側に「CC」「BCC」という青いテキストリンクが現れます。これをクリックするか、キーボードショートカット（Windowsは「Ctrl + Shift + C」でCC、「Ctrl + Shift + B」でBCC）を入力することで欄を展開できます。スマートフォンアプリ版では、「宛先」欄の右端にある下向きの矢印（▼）をタップすることで、CC・BCC欄が即座に展開されます。
OutlookのCCとBCC設定方法
Outlook（クラシック版および新しいOutlook）では、CCは標準表示されているものの、BCC欄がデフォルトで非表示になっているケースが散見されます。
メッセージ作成ウィンドウ上部のリボンから「オプション」タブを選択し、「フィールドの表示」グループ内にある「BCC」のアイコンをクリックします。一度この設定を有効化すると、次回以降のメール作成時にもBCC欄が常時表示されるようになります。日常的にBCCを使用する部署では、初期設定として常時表示にしておくことが必須の手順です。
メール本文における宛名・敬称の書き方と順番
CCを含めてメールを送る際、本文冒頭の「宛名書き」には日本特有のビジネスプロトコルが存在します。基本原則は以下の通りです。
【パターン1：主たる相手が1名、CCが情報共有の場合】
本文冒頭にはTOの相手の社名・役職・氏名を記載し、その下または文末にCCの存在を明記します。
株式会社〇〇
営業部 部長 佐藤 一郎 様
（CC：鈴木 様）
いつも大変お世話になっております。株式会社△△の田中です。
【パターン2：社外と社内の両方がCCに含まれる場合の序列】
宛名の敬称順は、「社外の取引先（役職順） ＞ 自社の上司・同僚」が鉄則です。社外の相手に対して送るメールの宛名に、自社の社員を「様」付けで併記してはなりません。自社メンバーを明記する場合は「（弊社 担当〇〇同席）」などと記載し、内外の立場を峻別します。
なお、BCCに入れた受信者の氏名は、本文の宛名書きに絶対に記載してはいけません。宛名に名前を書いてしまっては、アドレスを隠蔽した意味が完全に消失するためです。
