サークル活動や地域学習の場として公民館の会議室やホールを押さえるには、那覇市が全庁的に運用する「那覇市公共施設予約システム」を経由したデジタル手続きが基本原則です。かつてのように窓口での紙申請だけに頼る時代から進化を遂げ、オンライン上での空き状況照会から予約申し込みまでが一元化されています。
具体的なステップは以下の通りです。まず第一段階として、公民館窓口にて団体の事前登録を行い、利用者IDを取得する必要があります。この際、団体規約や名簿の提示を求められ、「会員の半数以上が那覇市内に在住・在勤・在学しているか」「営利活動や宗教の布教、特定の政治活動を目的としていないか」が厳格に審査されます。社会教育法第23条の規定を厳密に遵守するための措置です。
利用者IDの発行後は、パソコンやスマートフォンからシステムにログインし、利用希望月の前月（あるいは指定の抽選期間）に抽選申し込みや先着順の予約を入れます。ここで気になる小禄南公民館 利用料金ですが、市民の社会教育・地域福祉を目的とした活動である限り、原則として部屋の使用料自体は無料（免除扱い）です。ただし、部屋の冷暖房設備（エアコン）を使用する際には、コイン式タイマーや別途定められた空調実費負担が発生する仕組みとなっています。
また、スケジュールを立てる上で外せないのが那覇市小禄南公民館 休館日の把握です。定期休館日である毎月第3月曜日や年末年始（12月29日～翌年1月3日）は全館閉鎖となるほか、併設の小禄南図書館に関しては館内整理日や特別整理期間（蔵書点検）に伴う臨時休館が個別に設定されるケースがあります。事前申請を行う際は、双方の営業カレンダーを突合しておく段取りが欠かせません。
