多くの人が迷うのが「文字の色」と「囲み枠」の扱いだろう。実務技能検定協会が認定する各種試験の基準でも、書類の緊急性や性質に応じた色の使い分けが推奨されている。
採用に関わる「履歴書在中」や「応募書類在中」は、赤色の油性ペンやスタンプを用いるのが業界の通例だ。黒字の宛名の中に赤字が配されることでコントラストが生まれ、開封担当者の目に即座に飛び込んでくる。文字の周囲を定規で引いた四角い枠（角丸も可）で囲むのは、他のメモ書きや印字と視覚的に区別するためだ。
対して、毎月定期的に発送する「請求書在中」や「領収書在中」は、青や黒のスタンプ、あるいは濃紺のインクで処理されるケースも多い。日常的な経理書類に毎回真っ赤な強調を使うと、受取側に過度な圧迫感を与えることがあるためだ。手書きする際は、雨に濡れても滲まない耐水性の油性ボールペンかサインペンを選ぶのが鉄則であり、摩擦で消えるインクの使用はビジネス文書において固く禁じられている。
