ビジネス敬語を気にするあまり、過剰な装飾を加えてかえってマナー違反に陥るケースが後を絶ちません。現場で特に散見される誤用と誤解を紐解きます。
1. 「御社様」「貴社様」という二重敬語のトラップ
相手への敬意を最大限に表そうとして、「御社様」「貴社様」と呼んでしまう人がいます。しかし、「御社」「貴社」という単語そのものがすでに相手の会社を高める敬語です。そこにさらに敬称の「様」を付加するのは「二重敬語」となり、日本語文法として誤りであるばかりか、聞き手に慇懃無礼な印象を与えかねません。
もし会社名と敬称を組み合わせたいのであれば、以下のように使い分けるのが正統です。
- 会社名を使う場合：「〇〇株式会社様」（会社名には「様」をつける）
- 代名詞として呼ぶ場合：「御社」または「貴社」（「様」はつけない）
2. メール冒頭の宛名で「貴社」単体を使うミス
ビジネスメールの冒頭（宛名）において、会社名を省略して「貴社 ご担当者様」と記載するのは好ましくありません。冒頭の宛名には正式な会社名を記載するのが原則です。
「〇〇株式会社 営業部 山田太郎様」と正確に記載した上で、本文中の文脈で相手を指す代名詞として「貴社の取り組みについて……」と展開するのが洗練されたビジネス文書の作法です。
3. 「前株」「後株」の取り違えと略称表記
相手の会社を呼ぶ際、書面で「（株）」と省略記号を用いるのは重大なマナー違反と見なされます。また、株式会社が社名の前につくのか（前株：株式会社〇〇）、後につくのか（後株：〇〇株式会社）を間違える行為は、相手の組織に対する基礎的なリスペクトを欠いていると判定されます。送付前の最終確認で必ず正式名称を照合する癖をつけるべきです。
