両者の使い分けにおいて決定的な基準となるのは、「過去の実績や関係性の蓄積が存在するかどうか」という時間軸です。
「いつもお世話になっております」は、現在進行形で取引ややり取りが継続している相手に対する定型句です。過去の恩義や日頃の感謝を包含しているため、すでに一度でも商談を行った相手や、日常的に受発注を交わしている取引先に対して用いるのが鉄則となります。対して「お世話になります」は、過去の接点がなく、これからの関係構築を見据えた単発的・将来的な表現です。
このように、時間軸と関係性の深さを正確に把握できていないと、社外メールの挨拶マナーとして相手に違和感を与えてしまいます。過去に一切のやり取りがないにもかかわらず「いつもお世話になっております」と送る事例は論外ですが、「お世話になります」であっても、双方が関係性の合意を形成しているか否かを慎重に見極める必要があります。