インターネット上のマナー解説記事には、実務の実態と乖離した極端な主張も散見されます。代表的な2つの誤解を正しておきましょう。
誤解1：「ご迷惑をおかけします」を使うこと自体が完全なマナー違反？
「この言葉は一切使ってはいけない」という極端な意見がありますが、これは誤解です。事前に工事やメンテナンスを予告する案内文や、業務の進行上どうしても相手に負担がかかる場合の断り書きとして、「ご迷惑をおかけいたします」は広く公式に定着している正しい表現です。問題なのは「重大な実害に対する謝罪文として単体で使うこと」にあります。
誤解2：「お詫びの言葉」を重ねれば重ねるほど丁寧になる？
「誠に申し訳なく、深く反省し、多大なるご迷惑をおかけして大変恐縮に存じます」といったように、お詫びのフレーズを何重にも重ねる文面を見かけることがあります。しかし、過度な重複表現はかえって卑屈な印象を与え、何が言いたいのか要点をぼやけさせてしまいます。ビジネスでは、「明瞭な謝罪 ＋ 発生原因 ＋ 迅速な対応策」を簡潔に述べることこそが最大の誠意とみなされます。
