「酷暑払い」を名目に宴席を設ける際、幹事が最も神経を使うのが文面選びです。社内のカジュアルなチャットツールで送る文面と、取引先を含む社外向けのビジネスメールではトーンを明確に分ける必要があります。
1. 社内向け案内文の例文（メール・ビジネスチャット用）
件名：【ご案内】記録的猛暑を吹き飛ばす！〇〇部「酷暑払い」開催のお知らせ
部員の皆様
お疲れ様です。幹事の［氏名］です。
連日35度を超える危険な暑さが続いておりますが、体調を崩されていませんでしょうか。
今回は、この過酷な暑熱環境を乗り切るためのエネルギー補給とチームの英気を養う場として、「酷暑払い」を下記の通り企画いたしました。
冷涼な空調の整った空間で、スタミナ料理と冷たい飲み物を囲み、日頃の労をねぎらい合いましょう。
・日時：〇月〇日（〇）19:00〜21:00（受付開始 18:45）
・場所：［店名］（住所：東京都〇〇区〇〇 〇ビル3F / 地下鉄〇〇駅直結）
・会費：一般社員 4,000円 / 役職者 6,000円（※一部会社補助あり）
出欠のご回答は、調整用ツールより［〇月〇日（〇）］までにお願いいたします。皆様のご参加を心よりお待ちしております。
2. 社外・取引先向けビジネスメールの挨拶文
取引先宛てに連絡を入れる際は、「酷暑払い」という俗称をそのまま件名にするのは避け、伝統的な「暑気払い」の表現を用いるか、本文内で時候の挨拶として触れるのが大人のビジネスマナーです。
件名：残暑の候、懇親会（暑気払い）のご案内［貴社名・氏名］
〇〇株式会社 営業部
［役職］［氏名］様
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。［自社名］の［氏名］でございます。
連日の厳しい酷暑が続いておりますが、貴社の皆様におかれましては健やかにお過ごしのこととお慶び申し上げます。
さて、本日は日頃の感謝の意を込めまして、ささやかながら暑気を払う懇親の場を設けたく存じ、ご案内申し上げました。
ご多忙の折、大変恐縮ではございますが、万障お繰り合わせの上、ご参加いただけますと幸甚に存じます。
3. 当日の乾杯挨拶の例文（1分間で決めるスマートなスピーチ）
「皆様、今週もお疲れ様です。連日40度に迫る過酷な暑さの中、現場を支えてくださる皆様の奮闘に心より感謝申し上げます。本日は『ただの暑気払いでは生ぬるい』ということで、急遽『酷暑払い』と銘打ってこの場を設けました。仕事のプレッシャーや日々の疲労を今宵ばかりは完全にシャットアウトし、美味しい料理と冷たい一杯で明日への活力をフルチャージしましょう。それでは、皆様の健康とプロジェクトの成功を祈念いたしまして、乾杯！」
のし（熨斗）の表書きマナー
酷暑払いの宴席に手土産や差し入れを持参する場合、のし紙の表書きに「酷暑払い」と直接書くのはマナー上おすすめできません。慶事や正式な贈答においては、「暑中御見舞」（立秋前）または「残暑御見舞」（立秋後）とするのが正式な作法です。目上の方や取引先に対しては「暑中御伺」「残暑御伺」と表記することで、相手を立てる配慮が伝わります。水引は紅白の蝶結び（花結び）を選びます。
