在留期間更新許可申請書は、単なる事務的な連絡票ではなく、申請人が日本の法令を遵守し、安定して在留を継続できる能力を備えているかを証明する「宣誓書」としての性質を持っています。2026年最新入管手続においても、申請書の根本的な構成は「申請人等作成用」と「所属機関等作成用（就労系ビザの場合）」に分かれており、双方の整合性が極めて厳密に審査されます。
まず、全資格共通となる「申請人等作成用」の正確な在留期間更新許可申請書書き方として、以下のポイントを確実に押さえておく必要があります。
【申請人等作成用 1枚目・2枚目の基本記入ルール】
- 国籍・地域及び生年月日：パスポートの表記と完全に一致させます。英字の大文字・小文字、ミドルネームの記載順序まで一字一句違えてはなりません。
- 住居地及び電話番号：住民票の記載通りに正確に記入します。番地やアパート・マンションの部屋番号、棟番号の省略は厳禁です。固定電話がない場合は携帯電話番号を明記します。
- 在留カード番号・在留期間の満了日：手元の在留カードを直接確認し、アルファベットと数字の混同（例：数字の「0」とアルファベットの「O」、数字の「1」と「I」）がないよう慎重に記入します。
- 希望する在留期間：一般的には「5年」や「3年」と希望を記入しますが、付与される期間は法務省令の基準と入管の総合判断によって決まります。希望期間が長いこと自体がマイナスになることはありません。
- 更新の理由：枠内に簡潔に書くだけでなく、状況の変化がある場合は「別紙『更新申請理由書』の通り」と記載し、詳細な書面を添付する手法が現場の定石です。
- 犯罪を理由とする処分を受けたことの有無：「無」にチェックを入れるのが通例ですが、交通違反（反則金納付を含む）や過去の処分歴がある場合、隠蔽は「虚偽告知」とみなされ即座に不許可のトリガーとなります。
原則として黒のボールペン（消せるボールペンは不可）で丁寧に楷書で記入するか、出入国在留管理庁の公式サイトからダウンロードしたPDF/ExcelデータにPC上で直接入力して印刷します。修正液や修正テープの使用は改ざんを疑われるリスクがあるため、書き損じた場合は新たな用紙に書き直すのが鉄則です。
