封筒の表面には、送り先の郵便番号、住所、宛名をバランスよく配置します。住所は都道府県名から省略せずに書き、ビル名や階数も正確に記載します。文字の大きさは「郵便番号 ＜ 住所 ＜ 会社名 ＜ 宛名」の順に大きくするのが視認性を高めるコツです。
最も間違いやすいのが「御中」と「様」の使い分けです。「会社名や部署名のみ」に送る場合は「御中」を使い、「採用担当者や特定の個人宛」に送る場合は「様」を添えます。「〇〇株式会社 人事部 御中 山田太郎 様」のように両方を重ねて使うのは明確な誤用です。「〇〇株式会社 人事部 採用担当行」と返信用封筒に印字されている場合は、「行」を二重線で消してその横または下に「御中」または「様」を書き足すのが社会人の常識です。
さらに表面の左下に、赤字で「内定承諾書在中」と記載し、四角い枠線で囲みます。赤の油性サインペンと定規を使い、端正に引くことが求められます。この一言があるだけで、企業の郵便物仕分け担当者が重要書類であると即座に判別でき、速やかに人事担当者へ届くようになります。
裏面には、封筒の左半分を使って自分の情報を記入します。郵便番号、都道府県からの正確な現住所、氏名を明記し、左上の余白には発送日（投函日）を小さめの文字で記載しておくと親切です。封入口を両面テープまたはスティック糊でしっかりと密着させ、中央の綴じ目に黒のペンで「〆」や「封」の封締め（封緘印）を書きます。「×」に見えないよう、しっかりと「〆」を記して未開封であることを証明しましょう。
