利用者が事前に把握しておくべき基本情報は、札幌駅のみどりの窓口の場所と営業時間です。札幌駅のコンコースは中央通を挟んで東側と西側に分かれており、それぞれ役割と対応設備が異なります。
現在、主要な有人窓口機能が集約されているのは西改札口付近(JR北海道ツインクルプラザ跡地周辺)であり、営業時間は6:00から22:00までとなっています。一方、東口のみどりの窓口は営業体制の見直しによって受付カウンター数が大幅に絞り込まれているか、時間帯によって「話せる指定席券売機」によるリモート対応へ移行しています。東西の位置関係を正確に把握していない利用者が、開いている窓口を求めてコンコースを右往左往する光景も現場では頻繁に見受けられます。
以下の比較表は、窓口と各種自動機器における機能の違いと、ピーク時の待機実態をまとめたデータです。
札幌駅のみどりの窓口の待ち時間は、金曜日の夕方、週末の午前中、そして大型連休や年末年始、さっぽろ雪まつり期間中に跳ね上がります。現場の観察調査では、列に並んでいる利用者の約4割が「券売機でも取り扱える通常の指定席購入や定期券の継続手続き」のために貴重な時間を費やしていることが確認されています。