多くの利用者が最も後悔するのは、「施設利用料金の計算ミス」と「予約キャンセル期限の見誤り」です。大野城市南コミュニティセンターを利用する際、表面上の室料だけを見て予算を組むと、当日の支払いで思わぬ追徴に驚くケースが目立ちます。
大野城市の施設管理規定によると、会議室や多目的ホールを使用する際、基本の部屋代に加えて「冷暖房使用料」や「附属設備（プロジェクター、音響装置、ピアノ等）の利用料」が時間帯ごとに加算されます。特に夏場（7〜9月）および冬場（12〜3月）の空調費は実質必須となるため、基本室料に概ね20%〜30%の上乗せが発生する前提で見積もる必要があります。
さらに見過ごせないのが「市外利用者の割増率」です。大野城市内に在住・在勤・在学していない団体や個人が利用する場合、利用料金は原則として基本料金の1.5倍から2倍に設定されています。近隣の春日市、太宰府市、筑紫野市などからアクセスが良い立地ゆえに、市外在住の代表者がそのまま手続きをして想定外の出費を強いられる失敗が頻発しています。メンバー内に大野城市民がいる場合は、市民が代表となって団体登録を済ませておくことが、合法的にコストを抑える最大の防衛策です。
