取引先や社内へ送る年末の挨拶メールにおいて、最も頭を悩ませるのが「いつ送るのが適切か」という送信タイミングの判断です。結論から言えば、社外取引先に対する送信のベストタイミングは、「先方の最終営業日の2〜3営業日前（概ね12月24日〜26日頃）」です。
ビジネスパーソンを対象にした複数の実務アンケート調査でも、「最終営業日の夕方に届く長文の挨拶メールに困惑した経験がある」と回答した割合は約68%に達しています。一般的に多くの一般企業では12月28日前後が仕事納めとなりますが、最終日はオフィスの大掃除、納会、年内締め切りタスクの総仕上げに追われ、メールボックスの確認自体がままならないケースが少なくありません。そのような過密状態のなかで「本年もお世話になりました」という儀礼的メールが届くと、緊急の連絡が埋もれてしまい、相手に余計な開封・返信の手間を強いることになります。
また、有給休暇を取得して実質的な最終出社日を25日以前に設定している担当者も増えています。先方の休業スケジュールを事前に確認したうえで、通常業務が動いている余裕のある日程を選んで送ることが、現代のビジネスマナーにおける最大の配慮といえます。
