「ご愁傷様です」は主に口頭で伝える対面用の言葉である。通夜や葬儀の受付、あるいはご遺族へ直接お悔やみを述べる際に用いるのが伝統的なマナーだ。声のトーンを低く抑え、語尾を少し濁すように低音で伝えることで、相手への深い配慮が伝わる。
しかし、文面（メールやLINEなどのテキストメッセージ）で使う場合は注意が必要だ。文字として残る文面では、「お悔やみ申し上げます」や「ご冥福をお祈りいたします」といった表現の方が一般的かつ滑らかに伝わる。2026年のビジネス環境では、SlackやTeams、LINEなどのチャットツールで訃報を受け取る場面が増えているが、テキスト上では「ご愁傷様でございます」と書くよりも、「このたびは誠に哀悼の意を表します」や「心よりお悔やみ申し上げます」とする方が丁寧な印象を与える。
