田無庁舎は地下1階・地上6階建て（一部別館あり）で構成されており、来庁者の大半が訪れる窓口は低層階に集約されています。来庁時に迷わないよう、主要なフロア配置を頭に入れておくと手続きがスムーズです。
最も利用頻度が高い1階フロアには「市民課」「保険年金課」「高齢者支援課」などが配置されています。引越しに伴う住民票異動や戸籍の届け出、各種証明書の発行、国民健康保険の手続きはすべて1階で完結します。特に需要が集中するマイナンバーカード専用窓口も1階に設置されており、カードの受け取りや電子証明書の更新手続きに対応しています。マイナンバー関連手続きは窓口の混雑を防ぐため、オンラインによる事前予約枠が優先されるケースが多いため、日程が決まっている場合は市公式ウェブサイトからの事前予約が賢明です。
2階には市民税課や資産税課、納税課などの税務関連窓口が並び、3階以上には都市計画課、道路管理課、市長室、議会事務局などの行政中枢機能が配置されています。手続きの内容や必要書類に関して事前相談を行いたい場合は、市民課直通番号（042-464-1311：代表経由で内線案内、または総合案内）へ直接問い合わせることで、当日の二度手間を防ぐことができます。
